Para gerenciar todos os processos que ocorrem simultaneamente em uma empresa, é necessário usar várias plataformas. Por isso, as organizações buscam fazer a integração de sistemas a fim de simplificar a rotina e ter dados mais consistentes para toda a equipe.
Você sabe o que significa esse processo e de que forma ele pode ser executado? Neste artigo, vamos abordar os seguintes tópicos sobre este assunto:
Se você quer saber como criar uma empresa de alta performance e melhorar a produtividade do time, este texto é para você.
A integração de sistemas é a prática de fazer com que todas as plataformas usadas pela empresa “conversem” entre si. Em suma, os dados usados por diferentes áreas ficam centralizados em um mesmo software, tornando o processo conjunto e automatizado, o que evita o retrabalho.
Embora pareça um conceito simples, colocá-lo em prática é algo que deve ser feito de forma planejada e bem estruturada.
É necessário mapear todas as entradas de dados, por onde as informações circulam e mensurar quais as necessidades da organização. Tudo isso com o apoio da tecnologia.
No fim das contas, a integração de sistemas significa conectar os softwares que a empresa usa para variadas funções, como:
Ao fazer isso, as informações tornam-se disponíveis, acessíveis e seguras, garantindo assim que todas as áreas tenham acesso aos mesmos dados.
Isso representa mais segurança e eficiência para os setores, além de minimizar a ocorrência de erros em função de informações desatualizadas, incompatíveis ou incorretas.
Dica! Veja como implantar um sistema de qualidade na sua empresa:
A integração de sistemas é o processo de conectar diferentes sistemas de TI, como aplicativos, bancos de dados e outros serviços, para que operem de maneira coesa e unificada. Em um mundo onde as organizações frequentemente usam uma variedade de soluções tecnológicas, a capacidade de fazer esses sistemas “conversarem” entre si tornou-se essencial para otimizar operações e melhorar a eficiência.
No início da integração de sistemas, as organizações identificam quais sistemas precisam ser conectados e os objetivos de negócios que desejam alcançar com essa conexão. Isso pode envolver a melhoria dos processos de negócios, a eliminação de redundâncias ou a garantia de que os dados sejam consistentes em toda a empresa.
Uma vez definidas as necessidades, as organizações escolhem a melhor abordagem para a integração de sistemas. Algumas optam por uma integração ponto a ponto, onde os sistemas são conectados diretamente uns aos outros.
Outras podem usar middleware, um tipo de software que atua como intermediário, facilitando a comunicação entre sistemas distintos. Atualmente, a integração via APIs, que são conjuntos de regras e protocolos para a construção e interação de aplicativos, tornou-se uma abordagem popular devido à sua flexibilidade e escalabilidade.
Independentemente da abordagem escolhida, um aspecto crítico da integração de sistemas é a transformação de dados. Diferentes sistemas frequentemente usam diferentes formatos ou padrões de dados. Para que os dados fluam sem problemas de um sistema para outro, eles podem precisar ser transformados ou mapeados para garantir a compatibilidade.
A sincronização é outro componente vital, especialmente para organizações que requerem atualizações em tempo real. Isso garante que, quando os dados são atualizados em um sistema, essa atualização é refletida em todos os outros sistemas integrados.
Ao decidir integrar os sistemas da sua empresa, você estará dando um passo importante para melhorar a produtividade.
Vale lembrar que, quando todas as plataformas estão integradas, haverá maior confiabilidade das informações e esta é uma das principais vantagens de realizar essa conexão. Além disso, outros benefícios incluem:
Não será mais necessário inserir o mesmo dado em diversos sistemas. Ao adicionar uma informação, ela já será disponibilizada nos demais softwares usados pela empresa.
A falta de padronização é um fator extremamente prejudicial para a rotina corporativa e qualidade das entregas. Se você já tem processos bem estabelecidos, integrar os sistemas irá torná-los ainda mais ágeis e eficazes.
Retorno rápido e informações precisas e acessíveis ao setor de atendimento certamente irão refletir na experiência do seu cliente.
Quando tudo está centralizado, as equipes “dialogam” de modo efetivo e, desta forma, as informações são disponibilizadas e atualizadas instantaneamente.
Com informações de fácil acesso e atualizadas, haverá mais produtividade dos times. Vários “gargalos” de comunicação serão corrigidos e, como tal, os processos ocorrem com maior rapidez e segurança.
Quer saber mais sobre produtividade? Então, acesse o artigo “Ferramentas de produtividade: como melhorar sua performance sem por a mão no bolso”.
A propósito, veja algumas dicas de produtividade para o dia a dia:
A integração de sistemas é importante porque ajuda a empresa a ter uma gestão mais eficiente, de forma simples e otimizada. Ao criar um ambiente digital integrado, acontece a troca de informações entre setores, o que evita ruídos e retrabalho, além de aprimorar a tomada de decisão.
O resultado é que a empresa passa a ter uma rotina mais ágil e com menos chances de erro. Em paralelo, a unificação agiliza a administração de um grande volume de dados.
Assim sendo, é mais fácil obter informações valiosas e insights relevantes para orientar a tomada de decisão. Quem faz a gestão de um negócio sabe como isso é crucial para se evitar gargalos.
Para ilustrar, as trocas de informações mais utilizadas para garantir uma gestão eficiente incluem: dados dos clientes, pedidos, informações de contas a pagar e notas fiscais, dentre outras.
Nesse sentido, fica muito mais prático acessar os dados de um cliente, ajustar os pedidos de produção e até mesmo controlar melhor o fluxo de caixa da organização por meio dessa integração de sistemas.
Como você pode ver ao longo deste artigo, esse processo traz diversos benefícios para o negócio. Mas, agora, você pode se perguntar: quais são as formas de integração de sistemas?
Existem basicamente 5 formas de integrar os sistemas:
Vamos explicar melhor cada uma delas, suas vantagens e desvantagens, para você entender como fazer a melhor integração de sistemas no seu negócio.
O processo funciona da seguinte maneira: é necessário usar um software que funcionará como tradutor dos dados de todos os sistemas a serem integrados.
Isso significa que o programa escolhido irá traduzir as mensagens de cada ferramenta integrada e repassar para outra plataforma.
É considerada uma alternativa mais complexa, já que é necessário encontrar um software bem específico e confiável, capaz de estabelecer uma linguagem única entre todos os sistemas.
Nessa integração de sistemas, a proposta é compartilhar um banco de dados único entre todas as plataformas envolvidas.
Nesta alternativa, portanto, a organização precisará contar com um programa de extração das informações.
A principal desvantagem desta forma de integração de sistemas é a segurança e consistência dos dados.
Afinal, como a tarefa de extração será contínua, é vital proteger a empresa de possíveis inconsistências geradas pelo software no momento da operação ou mesmo do vazamento das informações.
Talvez você já saiba o que é API, porque esta sigla ainda é bastante famosa. Seu significado é application programming interface ou interface de programação de aplicações.
Essa solução tem sido muito utilizada pelas empresas e consiste na criação de uma ponte entre as aplicações envolvidas em todos os processos da organização.
Tal ponte possibilita que os dados sejam transmitidos de um software para o outro em tempo real, sendo uma ótima alternativa.
Com APIs, as empresas também conseguem assegurar que os dados sejam criptografados, ou seja, a comunicação fica mais segura.
A integração de sistemas vertical representa toda a cadeia produtiva, indo desde os fornecedores até os clientes. O foco é conectar todos os setores da organização com os sistemas da cadeia produtiva.
Para exemplificar, nessa fase de integração, são contempladas a logística, a distribuição, a análise de mercados e o gerenciamento dos fornecedores.
Aqui, são integradas todas as funções desenvolvidas dentro da empresa, como: atividades realizadas no departamento financeiro, marketing e recursos humanos, com o intuito de otimizar a produtividade dos colaboradores.
Há empresas nas quais os módulos de cada departamento são separados, o que resulta em maior retrabalho, quando um departamento precisa de informações do outro.
Após a integração de sistemas utilizados em cada um dos departamentos, é realizada a conexão de dados, o que proporciona maior fluidez.
A ideia é que as áreas e atividades fiquem organizadas, se possível automatizando as tarefas principais, o que propicia mais sincronia e diminui gastos.
Neste ponto do texto, talvez você já tenha decidido que integrar os sistemas é tudo o que sua empresa precisa para crescer.
Tenha em mente que, como todo processo, tal integração de sistemas deve ser realizada com cuidado para que o resultado seja o melhor possível.
A seguir, veja o que você precisa ter em mente para garantir que o projeto seja bem executado e traga para seu negócio todos os benefícios que citamos no início deste artigo.
Antes de mais nada, saiba exatamente o que você deseja com a integração de sistemas. Em geral, essa é uma maneira de economizar tempo da equipe, aprimorar processos, dar mais segurança às informações etc.
No entanto, é importante alinhar exatamente qual é o foco da sua empresa ao fazer essa integração. Isso vai te ajudar a definir as próximas etapas e a melhor forma de colocar o projeto em prática.
Logo em seguida, é a hora de fazer sua opção. Avaliar as possibilidades disponíveis no mercado é essencial para conectá-las com a realidade da sua empresa.
Afinal, não adianta ter a melhor opção à sua frente, se ela não for coerente com os recursos e as demandas do seu negócio.
O projeto começa com o mapeamento dos processos e dados da empresa.
Esta etapa é primordial, pois estes dados são insumos essenciais para a organização e a ideia é que, a partir da integração, eles sejam mais consistentes e confiáveis, certo?
Com o mapeamento, é possível organizar e disponibilizar as informações no formato adequado para que seja feita a sincronização.
Não sabe como mapear? Então, acompanhe o passo a passo no artigo “Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra neste roteiro com 7 passos descomplicados”.
As equipes precisam estar envolvidas desde o início neste projeto. Aliás, tais dados fazem parte do dia a dia destas pessoas e a forma de acesso e manuseio irá impactar diretamente a rotina de cada funcionário.
Sendo assim, os responsáveis por cada uma das atividades são os mais indicados para contribuir com o mapeamento dos processos e o desenho de como a informação deverá circular entre os sistemas.
Nesse ponto, pode-se identificar se haverá alterações no formato de acesso e providenciar o treinamento para as partes envolvidas.
Para fazer uma integração de sistemas de forma eficiente, segura e bem-sucedida, o ideal é que todas as etapas aconteçam de forma transparente.
Os times devem ter ciência de cada etapa e estar comprometidos a desempenhar suas funções dentro deste projeto.
Basicamente, há duas ferramentas que permitem a integração de sistemas, o ERP e o CRM.
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning que, traduzido ao português, significa Planejamento de Recursos da Empresa.
Esse é um software de gestão usado para ter mais controle financeiro, fiscal e contábil da organização, sendo que sua aplicação é ampla e dividida em diversos módulos.
CRM, por sua vez, é a sigla para Customer Relationship Management, que se traduz como Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Seu objetivo é integrar as informações comerciais e ajudar os gestores a identificar os planos de ação, assim como as principais alternativas para aumentar vendas e avaliar o time comercial.
As duas ferramentas são importantes e podem até mesmo se complementar. Logo, cabe às empresas escolher a mais adequada para suas necessidades ou, então, adotar as duas.
Para facilitar o entendimento, abaixo vamos mostrar um pouco mais a fundo quais as vantagens de escolher um sistema ERP.
Conforme já antecipamos, esse sistema integra toda a gestão. Como o próprio nome indica, é um programa, geralmente dividido em módulos, que serve justamente para integrar as informações de todas as áreas da empresa.
Assim, se você já está avançado na decisão de fazer a integração de sistemas da sua empresa, optar pela implementação de um ERP pode ser um caminho interessante.
Com um sistema integrado de gestão, você conseguirá benefícios como:
Como o ERP é dividido em módulos, ele proporciona maior flexibilidade para as empresas que ainda não podem investir na integração de todos os sistemas. Com essa solução, é possível realizar essa conexão por etapas.
E, no final das contas, será mais simples ter todos os dados e processos rodando em um mesmo sistema, não é mesmo? Este é um processo relevante para quem busca melhorar resultados e conquistar novos patamares de excelência.
Além dessas vantagens, podemos citar:
Se, antes, você precisava de vários sistemas operando ao mesmo tempo, terá que destinar recursos somente ao acompanhamento e manutenção de um só programa.
As informações entram somente por um caminho e passam por todos os processos sem perdas ou incoerências. Assim, pode-se ter maior segurança de que estão corretas e atualizadas.
Os dados relevantes para a empresa não são de uso “exclusivo” para um departamento apenas. A organização fica muito mais transparente e todos saem ganhando ao compartilhar dados que podem ser usados para alavancar vendas, produtividade e resultados.
Ainda com relação à transparência, um ERP possibilita que todos os colaboradores visualizem como a empresa está. As informações são atualizadas de forma instantânea e, com isso, cada time pode identificar seu papel para o atingimento das metas do negócio.
Alguns módulos do ERP permitem, inclusive, a criação de dashboards personalizados, de acordo com as necessidades da empresa. É uma boa opção para simplificar a análise do desempenho de cada setor.
Se quiser saber mais sobre gestão à vista e como este conceito pode aumentar o engajamento, recomendamos a leitura do artigo “Gestão à vista! Veja como aumentar a produtividade e o engajamento da sua equipe”.
Agora que você já sabe todas as vantagens desse sistema, vamos mostrar quais setores ele pode integrar, conectando diferentes aspectos das operações.
Embora os recursos exatos possam variar dependendo do fornecedor e da versão específica do software, geralmente, pode-se integrar os seguintes setores:
Isso inclui contabilidade, gestão de caixa, controle de custos, planejamento financeiro, faturamento e pagamentos.
Os módulos de RH no ERP costumam abranger gestão de folha de pagamento, administração de benefícios, recrutamento, treinamento, avaliação de desempenho e gerenciamento de dados de funcionários.
Engloba o controle de inventário, reabastecimento de estoque, gerenciamento de pedidos e fornecedores, acompanhamento de remessas e otimização da cadeia de suprimentos.
Abrange o gerenciamento de leads, automação de vendas, rastreamento de clientes, gestão de contratos, planejamento de demanda, análise de vendas e campanhas de marketing.
Os recursos permitem o planejamento e controle, gerenciamento de qualidade, rastreamento de produtos, otimização de capacidade e programação de produção.
Envolve o gerenciamento de fornecedores, cotações, pedidos de compra, acompanhamento de entregas, gestão de contratos e de gastos.
Os módulos de serviço ao cliente em um ERP agilizam o gerenciamento de chamados, atendimento ao cliente, gestão de contratos de serviço, manutenção preventiva e gestão de garantias.
Os recursos de gerenciamento de projetos no ERP viabilizam o planejamento, alocação de recursos, acompanhamento de progresso, gerenciamento de tarefas e colaboração em projetos.
Esses são apenas alguns exemplos dos setores que podem ser integrados por meio de um sistema ERP, sendo que ele pode variar de acordo com o software escolhido.
Se você deseja atingir a alta performance, é preciso contar com um software de gestão de projetos que ajuda a visualizar o status de toda a carteira, permitindo o gerenciamento do portfólio e monitoramento de toda a evolução do cronograma.
Com esse sistema de gestão empresarial, você conecta os indicadores de desempenho, e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da sua performance.
Aliás, um software de gestão que se destaca no mercado é o STRATWs One, que propicia mais tempo para planejar, gerenciar e engajar sua equipe em torno da cultura de resultados.
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